Vorgangsmanagement

Mehr als nur ein Ticketsystem.

Organisieren Sie Außen- und Innendienstprozesse. Sparen Sie Erfassungsaufwand, indem Sie Ihren Kunden ermöglichen, Tickets per E-Mail oder über das Kundenportal anzulegen. Automatisieren Sie die Ticketerstellung und Verarbeitung. Haben Sie die gesamte Kommunikation zum Vorgang gebündelt an einem Ort.

Berücksichtigen Sie unterschiedliche Spezialisierungen (Skills) bei der Verteilung von Aufgaben. Haben Sie stets Priorität und Bearbeitungsstatus im Blick. Benachrichtigen Sie Ihre Kunden bei Statusänderungen automatisch. Erfassen Sie Ihre erbrachten Leistungen und eingesetzten Materialien vollständig.

Weitere Features:

• Aufgabenverteilung für einzelne Tasks (Leistungen)
• Zusammenfassung von Einzelaufgaben in Vorgänge/Projekte
• Erfassung von Leistungen per manuell oder automatisch gestartetem Timer
• Erfassung von Materialien aus einem importierten Katalog
• E-Mails senden und empfangen direkt aus DocBee
• Interne Kommentierung für Dokumentation
• Frei konfigurierbare Queues (Kategorien)
• Frei konfigurierbare Status und Prioritäten
• Automatische Statusbenachrichtigungen per E-Mail, Fax und SMS
• Unterstützung von Microsoft Exchange, Office 365, Kerio Connect und CalDAV-Servern
• Rule-to-Ticket mit Regelassistent
• Optional: ERP-to-Ticket

Highlights:

• Skillgruppen- und Teamunterstützung
• E-Mail-to-Ticket
• QR-to-Ticket

Leistungserfassung

Mehr Produktivität.

Steigern Sie Ertrag und Kundenzufriedenheit, indem Sie Ihre Leistungen lückenlos erfassen. Mit DocBee geht das intuitiv, einfach, schnell und vor allem mobil. Dank der nativen App mit Offline-Funktionalität wird im Außendienst auch eine fehlende Internetverbindung nicht zum Hindernis.

Weitere Features:

• Kameraunterstützung
• Individuelle, globale und Skill-bezogene Textbausteine, auch in der App
• Materialerfassung mit Quick-Pick-Liste
• Berücksichtigung von Wartungspauschalen und regelmäßiger Dienstleistungen

Highlights:

• Signieren direkt auf dem Tablet oder Smartphone
• Offline-Synchronisation
• Native iOS- und Android App

Disposition

Bessere Auslastung.

Steigern Sie die Effektivität Ihrer Disponenten und die Auslastung Ihrer Techniker, indem Sie Vorgänge schnell und einfach planen und stets die Übersicht bewahren. Mit DocBee disponieren Sie Ihre Mitarbeiter bequem per Drag & Drop in der übersichtlichen Kalender- und Vorgangsansicht.

Dank Synchronisierung z.B. mit MS-Exchange wissen Sie stets, welche Kapazitäten frei sind und welche Mitarbeiter wegen Krankheit, Urlaub, Fortbildung oder anderen Kundenterminen nicht verfügbar sind. Eskalationen durch Mitarbeiterausfälle erkennen Sie sofort, so dass Sie ohne Stress und Zeitdruck neu planen können.

Weitere Features:

• Synchronisation mit Microsoft Exchange, Office 365, Kerio Connect und CalDAV-Servern
• Skilllevel-Unterstützung
• Automatische Eskalation bei Ausfall eines Mitarbeiters
• Übersicht über nicht eingeplante Dienstleistungen

Highlights:

• Ressourcenfinder
• Abwesenheitsmanagement

Checklisten & Abnahmeprotokolle

Umfassende Dokumentation.

Sammeln Sie technische Beschreibungen & produktspezifische Zusatzinformationen direkt am jeweiligen Vorgang, damit die Techniker diese direkt beim Vor-Ort-Einsatz verfügbar haben. Erstellen Sie individuelle Checklisten mit Arbeitsanleitungen, Test- und Prüfvorschriften und lassen sich diese nach dem Einsatz digital unterschreiben. Dokumentieren Sie den Status von Maschinen und Zählerständen per Foto direkt mit der Offline-App.

Wartungsmanagement

Verträge im Griff.

Lassen Sie das System die regelmäßigen Wartungen automatisiert vorschlagen. Hinterlegen Sie Fristen für die nächsten Checks oder lassen Sie die Gültigkeit von Prüfsiegeln anhand von Ablaufdaten überwachen. Erstellen Sie eine Inventarisierung von Geräten und Maschinen, entweder direkt Vor-Ort oder über einen CSV-Import. Halten Sie die Historie über erfolgte Einsätze und Wartungen direkt am Objekt und erkennen Sie somit wiederholt auftretende Störungen.

Kundenportal & Auswertung

Mehr Service und mehr Daten.

Steigern Sie die Kundenzufriedenheit und reduzieren Sie zeitraubende Routineanfragen, indem Sie mehr Transparenz z.B. beim Bearbeitungsstatus offener Vorgänge oder dem Verbrauchsstand von Kontingenten schaffen. Senken Sie Ihren Aufwand, indem Sie das Anlegen neuer Vorgänge durch Ihre Kunden ermöglichen und mit Vorlagen steuern.

Verschaffen Sie sich per Knopfdruck tagesaktuell einen Überblick über die Produktivität Ihrer Mitarbeiter, die Rentabilität von Kunden und Leistungsarten und den Status von Servicekontingenten. Erhalten Sie automatisch E-Mails bei Überschreitung von vereinbarten SLAs oder nicht erfolgten Leistungseintragungen Ihrer Techniker.

Weitere Features:

• Dashboard mit frei-platzierbaren Widgets
• Management-Information-System mit Realtime-Statistiken
• Tagesabschluss für die Techniker, damit keine Eintragung verloren geht