Anwenderbericht Systemhäuser

DocBee zentralisiert in einer einzigen & intelligenten Lösung

Umfassende Automatismen als innovative Gesamtlösung

Vom Vertrieb im eigenen Haus bis hin zur Umsetzung von ITK‐Projekten beim Kunden vor Ort sehen sich Systemhäuser mit vielfältigen Herausforderungen konfrontiert. DocBee zentralisiert die notwendigen Hilfsmittel in einer einzigen, intelligenten Lösung. So können Sie im Alltag Systembrüche vermeiden und Ihre Zeit lieber für das Kerngeschäft als zur Datenpflege nutzen.

Herausforderungen für Systemhäuser

> 1. Herausforderung

Die Einsatzplanung

Die Lösungen, die Sie implementieren, bestimmen den modernen Arbeitsalltag Ihrer Kunden. Um Ihre Kunden optimal zu betreuen, wollen Sie Ihre Mitarbeiter schnell und flexibel einsetzen können. So stellen Sie sicher, dass Störungen und Anpassungswünsche auf Kundenseite mit geringem Aufwand bearbeitet werden können. An dieser Stelle setzt DocBee mit einem flexiblen Vorgangs‐ und Eskalationsmanagement an. Mit frei konfigurierbaren Fälligkeiten und Prioritäten sowie automatischen Zuweisungen und Benachrichtigungen bietet Ihnen DocBee einen an Ihre Bedürfnisse anpassbaren Supportprozess. So landen eingehende Kundenanfragen immer rechtzeitig beim passenden Mitarbeiter. Durch die Dispositions‐Funktionen für Einsätze und Projekte können die Einsätze stets übersichtlich und rechtzeitig terminiert werden. Sie können die Disposition komplett in DocBee abbilden oder externe Software und Kalender anbinden.

> 2. Herausforderung

Die Leistungserfassung

Bei der Installation und Montage erbringen Ihre Mitarbeiter wertvolle Leistungen beim Kunden vor Ort. Diese immer vollständig zu dokumentieren steigert Ihre Umsätze und Ihre Kundenbindung. Damit ist eine transparente, vollständige Leistungserfassung mit voller Übersicht ein elementarer Bestandteil Ihres Unternehmenserfolgs. Mithilfe der einzigartigen DocBee‐Protokolle können Sie einfach vollständig konfigurierbare, digitale Checklisten erzeugen. Diese können Sie vor Ort ausfüllen – sowohl online in der Web‐App und auch offline mit der iOS‐ und Android‐nativen Mobile‐App. Dank Pflichtfeld‐Funktion und Unterschrifts‐Bedingungen können Sie selbst entscheiden, welche Punkte in welchem Einsatz festgehalten werden. So entgeht dem Techniker kein relevanter Arbeitsschritt, und die Zeit wird während der Dokumentation gebucht. Erfassen Sie Ihre Leistungen manuell, aus einer externen Software oder per integriertem Timer. Verknüpfen Sie die Leistungserfassung mit Ihren Protokollen und sorgen Sie für eine einfache und vollständige Übersicht aller erbrachten Einsätze, Anfahrten und interner Aufwände.

> 3. Herausforderung

Die Wartungsverträge

Wartungsverträge sorgen für gute Planbarkeit in Umsätzen und Auslastung, bringen aber organisatorische Herausforderungen mit sich. Wann wurde das Gerät eingerichtet? Wer hat wann die letzte Wartung durchgeführt? Gab es vergangene Auffälligkeiten oder Störungen? Wann wird es das nächste Mal gewartet? Mit der Objekt‐Verwaltung in DocBee können Ihre Techniker schnell und einfach Wartungstermine nachverfolgen, planen und erfassen. Regel‐Vorgänge, konfigurierbare Pflichteingaben, Vorlagen und automatische Datenpflege sparen bei Routinewartungen wertvolle Zeit und ermöglichen einen kompletten Überblick über jeden vergangenen Zugriff im Störfall – dies ist immer nützlich, ob Sie nun die Geräte der Kunden im DocBee erfassen oder in einem angebundenen externen System führen.

> 4. Herausforderung

Die Kundenbetreuung im Support

DocBee ermöglicht Ihnen und Ihren Kunden, übersichtlich über verschiedene Wege miteinander zu kommunizieren. Ob die Kunden sich per Anruf, Websiteformular, Mail, Kundenportal oder QR‐Code bei Ihnen melden, Ihre Mitarbeiter haben eine Übersicht, können Nachrichten aus externen Systemen einfach erfassen und die Kommunikation aus DocBee fortführen. Binden Sie externe Postfächer per Mail‐to‐Ticket an, lassen Sie per Auftrag aus Ihrer ERP Vorgänge anlegen, versenden Sie Benachrichtigungen per SMS, E‐Mail oder Browserbenachrichtung direkt an ihre Kunden. Lassen Sie Kunden mit einem Knopfdruck Störfälle für bestimmte Geräte oder Standorte erfassen und lassen Sie DocBee genau die richtigen Fragen stellen, um die Priorität einer Anfrage automatisch einzuordnen.

> 5. Herausforderung

Die Wartungsverträge

Bleiben Sie als Geschätfsführer oder Teamleiter voll informiert. Ist ein bestimmtes Projekt rentabel? Wie viel Zeit verbringt Ihr Team auf der Straße? Wie hoch ist die Supportauslastung zur Zeit? Welche Mitarbeiter sind im nächsten Monat im Urlaub? Welche Verträge laufen dieses Jahr aus? Holen Sie sich mit wenigen Klicks die Daten direkt auf den Bildschirm, oder
stellen Sie sie für Ihre ERP oder CRM bereit. Werten Sie die Performance interner Mitarbeiter und externer Dienstleister aus, um Provisionsmodelle und Projektplanungen auf gesicherten Daten zu erstellen. So können Sie auf dem aktuellen Erfolg Ihres Systemhauses ausbauen und für die Zukunft planen.

Der Nutzen von DocBee

Durch eine zentralisierte Erfassung verbessern Sie Ihre Dokumentation. Dadurch entlasten Sie Ihre Mitarbeiter, sorgen für glückliche Kunden und höhere Erträge. DocBee stellt sicher, dass alle Aufgaben rechtzeitig zugewiesen und vollständig erfasst werden. Durch tiefgreifende, die gesamte Lösung umfassende Automatismen nimmt Ihnen DocBee einen großen Teil der Datenpflege ab und ermöglicht Ihnen und Ihren Mitarbeitern, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren.

Die Integration von externen Systemen wie Monitoring‐, Telefon‐, Kalender‐ und ERP-Lösungen beschleunigt Datenflüsse und beseitigt Fehlerquellen. Umfangreiche Statistiken und die Tagesabschluss‐Funktion sorgen für volle Transparenz und ermöglicht Ihnen, Ihr Unternehmen zu überblicken.

DocBee Biene

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